IT 리터러시가 (아마) 낡은 직장 환경에서 약간의 변경으로 사내의 운용이 대폭 개선한 이야기.

배경

트위터로 #정말 있었던 IT무서운 이야기 라는 해시태그가 하고 있는 요즘입니다만 어떻습니까?

이번은 기술적인 화제가 아니고 운용으로 만족도가 올랐다는 사례입니다.
약간의 효과가 극적으로 개선된다는 예입니다.

개선 전 과제

제 회사에서는 1대, 수십만 되는 전기계 설비(오실로스코프 등)가 수십개 있어, 그것을 직원 전체 수백명으로 공유하고 있습니다.
학교에서 말하면, 50명 10클래스 있어, 각각의 클래스에 5개의 굉장히 좋은 기계가 있어 학년의 틀을 넘어 대여를 합니다.

우선 이런 장면에서 처음으로 나오는 것은 빌려주는 노트로 관리입니다만
기계가 잘 행방불명이 되거나 기한이 지나도 돌아오지 않습니다.

개선안

그래서 비즈니스 호텔 예약 시스템 같은 WEB 베이지를 만들었습니다.
이미지↓

새로운 도전

전사에 걸쳐 설비 예약 상황 보이게 되어 과거의 이력도 간단하게 취할 수 있게 되었습니다・・・
기한이 지나도 반환하지 않는 사람은 꽤 있었습니다.

우선, 기한을 지난 사람에게는, 1week에 1번 메일을 날리게 되었습니다. ...
반환하지 않는 사람은 역시 있었습니다.

A 부서 제안

A담「대출 기간이 지난 사람에게 매일 메일 보내주시고 주의 환기해 주지 않겠어?」
나 「매일 보내지면 유석에 쓸쓸하지 않을까?」
A담「우치하(A실)는 그걸로 좋기 때문에, 우선 해 봅시다」

예상 이상의 개선

거기에서 A실의 대출 기구의 연체가 단번에 0건이 되었습니다.
그 후 1개월 정도 연체되는 상황은 없습니다.

회사의 배경(문화)에 맞춘 개선은 강하다

나중에 생각해 냈습니다만, A 부서는 CAD를 바리 바리 사용하는 SolidWorks의 플로팅 라이센스를 이용하고 있습니다
그들은 SolidWorks의 사용 시간이 초과되면 15 분에 한 번 메일이 날아 오는 문화입니다.
1일 1회의 메일에서는 전혀 기분은 해치지 않은 것 같습니다.

의도적으로 대처 수준의 차이를 만든다.

회사 부서를 건너는 시스템의 일괄 변경 제안은 조직이 커질수록 어렵습니다.
스몰 스타트라는 말을 만들어 1부서만을 타겟으로 짜서 운용을 시작합니다. (IT에 이해가 있는 담당자가 있는 곳이 좋다)
그들도 본업이 바쁘다. 잘 된 부서가 있다면, 나도 나도 뒤쫓아주는 경향은 강하다.

요약

우선 해 주는 협력할 수 있는 부서를 하나 만들자.
부서의 문화는 부서의 사람이 알고 있으므로, 그 사람들에 맞추어 튜닝하자.
높은 효과가 나오면 그 부서가 마음대로 타고 준다.
대단한 정리입니다만 이상입니다.