오늘은 정시스 분야에서.

우리는 G Suite (구 Google Apps for Work)를 사용합니다.
Gmail을 사용하거나 캘린더에서 일정을 공유하거나 GoogleDrive 내에서 파일을 공유하는 등 매우 편리하네요.
편리한 반면, 사용법을 잘못하면 편리성을 해치므로 주의가 필요하네요.

드라이브의 파일이 갑자기 사라집니다.

스스로 삭제해 버렸을 경우, 어느새 사라져 버렸을 경우에서도, 자신이 파일의 소유자이면, 휴지통에 남아 있기 때문에 복원할 수 있습니다.
그러나 영구적으로 삭제한 경우에는 되돌릴 수 없습니다.
이 경우 포기하고 관리자나 Google에 문의하세요.
개인 계정의 경우 25일 동안 파일을 복구할 수 있는 것 같습니다.

사용자를 삭제할 때

정시스로 조심해야 하는 것이 퇴직자 계정을 삭제할 때입니다.
계정을 삭제할 때는, 그 유저가 소유하고 있는 파일등을 다른 유저에게 양도할지 확인됩니다.


여기에 공유 된 파일이 있음에도 불구하고 권한 양도를하지 않고 사용자를 삭제하면 비극이 발생합니다.
해당 파일을 사용하고 있던 다른 멤버로부터 파일이 깨끗하게 없어집니다.
그리고 정시스 담당에게 문의가 와서 복구를 시도합니다만, 파일의 복원에는 5일 밖에 유예가 없습니다. .
그 이상 시간이 지나 버리면 복구 할 수 없고 차가운 눈으로 볼 수 있으므로 요주의입니다.

또한 권한 양도를 한 사람에게도주의가 필요합니다.
특히 디자이너 씨와 같은 큰 사이즈의 파일을 취급하고 있는 경우, 권한 양도를 실시한 유저가 용량 오버가 되어 버리는 경우가 있습니다.
용량 오버가 된 유저는 메일도 수신할 수 없게 되어 버리므로 요주의입니다.
단지, 여기서 삭제 유저가 소유하고 있는 파일을 선택할 수 있거나, 몇명에게 나누어 양도할 수 있으면 됩니다만, 그런 마음이 든 기능은 없습니다.
용량 오버가 되었을 때에는, 파일마다 소유자 권한을 다른 유저에게 양도해 자신의 요령을 비워야 합니다.
폴더내의 모든 파일의 권한을 양도하고 싶은 곳입니다만, 현상 파일 마다 설정하지 않으면 안됩니다.
이 근처에 개선을 부탁하고 싶은 곳이군요.

로컬 PC에 동기화

GoogleDrive는 Windows 또는 Mac 버전의 드라이브를 다운로드할 수 있으며 탐색기 및 뷰파인더에 동기화하여 사용할 수 있습니다.
매우 편리합니다만, 로컬 PC에는 동기화한 폴더분의 용량이 사용됩니다.
또, 편리한 반면 간단하게 삭제가 되어 버리므로 요주의입니다.

결론

일부에 대해서 간단하게 되돌아 보았습니다만, 매우 편리한 Google의 서비스군이므로 권한 설정이나 보호 설정 등, 사용법에 따라서 이용 방법에 폭이 넓어집니다.
앞으로도 이용 방법 등 생각해 가고 싶습니다.