HubSpot으로 견적서를 작성한 후 freee에서 견적서/계산서를 작성합니다

개시하다
HubSpot는 마케팅, 판매, 고객 서비스를 연결하는 종합 플랫폼이다.
클라우드 컴퓨팅 소프트웨어freee는 법인을 위한 회계 소프트웨어로 장부·결산서 작성·청구 업무 등을 지원한다.
HubSpot은 로비 사무실, freee는 후방 사무실에 해당한다.
나는 프런트 사무실과 후방 사무실 직원들은 매우 많은 다른 상황이 있다고 생각하지만, 이 기간을 연결하는 데이터가 빈틈없이 흐르는 것은 매우 중요하다.
HubSpot에서 계약이 성립되었지만 이후 freee에서 견적/청구 처리를 잊어버렸어요...나는 이런 상황이 없다고 생각한다.
따라서 이 부분의 데이터 협업을 극력 자동화하는 것이 중요하다.
따라서 이번 허브스팟에서 계약이 성립된 거래에 대해 프리 측이 자동으로 견적서와 계산서를 작성하는 방법을 설명하고 싶습니다.
HubSpot과 프리의 콜라보레이션.
실제로 이 분야의 과제를 해결하는 메커니즘freee for HubSpot은 존재한다.(참고로 저와 Free사/HubSpot사는 무관한 사람이기 때문에 후계자가 아닙니다.)
이곳을 이용하면 허브스팟 거래에서 프리 청구서를 만들 수도 있고 고객과 연합할 수도 있다.
같은 내용을 설명했더라도 그렇다면freee for HubSpot 사용할 수 있으니 조금 다른 장면을 소개해 드리겠습니다.
이번에 설명한 콜라보레이션.

허브스팟에서 견적서를 작성한 후 프리 견적서를 작성

제작된 프리 견적서에 따라 프리 계산서 작성

1. 허브스팟에서 견적서를 작성한 후 프리 견적서를 작성한다.
"HubSpot으로 견적서를 작성했다면"등의 조건의 검측
HubSpot의워크플로우 로그인 트리거를 사용할 수 있습니다.
Professional 또는 Enterprise 를 사용해야 합니다.
이번에는 설명을 생략했지만 허브스폿의 다양한 조작을 트리거하여 처리 호출을 할 수 있다.
요청 내용에서freee 견적서 작성에 사용할 매개 변수를 얻습니다
견적서 작성 시 트리거를 설정한 경우 요청 내용의 Objected에는 HubSpot의 견적 ID(quoteid)의 값이 포함되어 있습니다.
우선 이를 바탕으로 허브스폿 API를 통해 견적 정보를 얻는다.

https://api.hubapi.com/crm/v3/objects/quotes/{quoteid}?associations=deals,companies,line_items,contacts&hapikey={_apiKey}

associations 지정을 통해 견적과 관련된 deals(거래),companies(회사),lineitems(제품),contacts(담당자)의 id를 얻을 수 있습니다.
freee의 견적서를 작성하기 위해서는 회사명, 제품명/가격/개수, 담당자명 등 정보가 필요하지만 이 id를 사용하여 각각 필요한 정보를 얻습니다.
견적서 작성
POST /api/1/quotations를 이용하여 견적서를 제작할 수 있습니다.
매개변수 지정 정보
예를 들어 지정된 품목(item id)은 지정된 ID입니다.
HubSpot의 제품 ID 값과는 당연히 다르기 때문에 어떻게 납품할지 고려할 필요가 있다.
예를 들어'청구내용에서 취득한 허브스폿 제품명과 같은 이름의 제품이 프리에 등록된 품목에 등록됐는지 확인하고 등록하지 않으면 등록하는 방법'이 있다.
이때는 GET /api/1/items로 품종을 취득해 같은 명칭의 품종이 있는지 확인하고 없으면 POST /api/1/items로 등록하는 절차라고 생각합니다.
freee의 고객명 등도 같은 문제를 고려해야 한다.
2. 제작된 프리 견적서에 따라 프리 계산서 작성
POST /api/1/invoice 계산서 작성에 사용할 수 있습니다.
계산서 제작에 필요한 매개 변수는 대부분 견적서와 같기 때문에 견적서에서 필요한 정보를 얻는다.
방금 작성한 견적서를 GET /api/1/quotations/{id}로 만들 수 있기 때문에 이쪽에서 정보를 얻고 그것에 따라 계산서를 작성합니다.
HubSpot 워크플로우로 원활한 프로세스 트리거
freee의 계산서를 작성할 때 freee의 견적서를 작성하여 만든 ID가 필요하지만 작업 흐름을 촉발할 때 교부하는 방법으로 다음과 같은 방법이 있다.

HubSpot의 거래에freee 견적서의 ID를 저장할 사용자 정의 속성

freee 견적서 작성 후 견적서의 ID를 상기 사용자 정의 속성에 저장

freee요청서 작성 시 사용자 정의 속성을 읽고 견적서 ID를 취득하여 계산서 작성 처리

이렇게 하면 계산서를 작성할 때 견적서 정보를 읽을 수 있다.(단 하나의 경우)
또 허브스폿의 거래에는 프리의 견적서 ID 정보가 포함돼 있어 거래만 봐도 어떤 프리 견적서와 연관이 있는지 확인할 수 있다.
이렇게 처리된 결과를 슬랙에게 알려주는 것도 재밌어요.
이 메커니즘을 사용하면 HubSpot의 견적서를 작성할 때 HubSpot의 거래, 견적서, freee 견적서, freee 요청서 이전의 데이터가 자동으로 표시됩니다
원활한 공동 작업

슬랙한테 이렇게 통지해도 되는데.
나는 후방 근무자가 상술한 통지를 받은 후 아래의 링크를 클릭하여freee의 계산서를 발송할 수 있다고 생각한다.
계산서 부치는 것을 잊어버리지 않도록 별편 보도에서 정기적으로 통지하는 메커니즘을 소개했는데 그곳도 조합하는 것이 좋다고 생각합니다.
최후
HubSpot과 freee의 API를 활용함으로써 이러한 업무 효율화를 실현할 수 있다.
실용적인 측면에 대해 조금 고려할 필요가 있습니다.freee의 API는 OAuth 인증 중의 호출입니다.
기계가 매번 같은 사용자가 처리하려고 하는 상황에서 간단하게 다음과 같이 대응한다.

액세스 토큰을 미리 발송하고 액세스 토큰/액세스 토큰의 생성 날짜/갱신 토큰을 DB 등에 저장

freee API를 실행하기 전의 접속 영패를 수령할 때 24시간이 지난 후에 영패를 리셋하여 접속 영패를 다시 보내는 장치를 설치했다(freee의 접속 영패의 유효기간은 24시간)

Azure에서 개발하면 KeyVault를 사용하는 것이 좋습니다.
https://azure.microsoft.com/ja-jp/services/key-vault/
또 실제 응용에서도 안전성을 고려한 설치를 해야 한다.
예컨대HubSpot의 웹 훅 요청 검증 등도 할 수 있으니 이런 것도 잘 섭취해야 한다.