지자체 데이터베이스의 비극

최근, 지자체에서 운용되고 있는 데이터베이스를 사용하게 되는 기회가 늘어났습니다. 각 데이터베이스는 매우 뛰어나고 사용하기 편리합니다. 그러나 그 운용에는 의문을 느끼고 있습니다.

데이터베이스간의 이동은 종이가 원칙

내가 경험한 데이터베이스를 사용한 워크 플로는 다음과 같습니다.

데이터베이스에서 집계 테이블 출력 (종이 매체)

꺼낸 집계표 (종이 매체)를 엑셀 일람표에 입력

엑셀 일람표 출력 (종이 매체)

엑셀 일람표 (종이 매체)의 데이터를 다른 데이터베이스에 입력

농담처럼 보이지만 데이터베이스를 사용하면서 두 번도 같은 내용을 손으로 입력하고 있습니다.

데이터베이스는 아마추어이지만 운영은 전문적입니다.

같은 지자체에서도 제가 이전에 근무했던 도서관의 장서 데이터베이스는 아마추어가 만든 것이었습니다만, 운용은 확실히 생각되고 있었습니다. 예를 들어 등록 작업은 다음과 같습니다.

바코드 리더에서 ISBN 코드를 읽고 CSV 파일로 보내기

ISBN 코드가 포함 된 CSV와 아마존 서지 정보를 일치시킵니다.

바코드로 책 등록 번호를 읽고 서지 정보가 들어있는 CSV에 등록 번호를 입력하십시오.

csv 파일을 장서 데이터베이스로 가져오기

인간은 키보드를 만지지 않으므로 책을 틀리지 않으면 실수가 발생하지 않습니다.
100권 정도의 책이라면 30분만에 등록 작업이 완료됩니다.
이 구조는 데이터베이스 아마추어의 직원이 시행 착오하면서 생각한 것입니다만, 운용은 프로이므로 매우 잘 생각되고 있었습니다.

두 번 손으로 입력하는 것은 가혹합니다.

처음 소개한 데이터베이스는 엑셀 이외는 모두 프로가 만든 비싼 것입니다. 그러나 데이터 운용의 일관성은 고려되지 않았으며, 중간에 두 번은 완전한 수동 입력이 됩니다. 집계 결과가 종이 기반이므로 첫 번째 데이터베이스의 출력과 마지막 데이터베이스의 입력이 일치하는지 여부를 알 필요가 없습니다.
계산기와 육안 확인이 더 가혹한 작업입니다.

전자 데이터는 일관되게 전자 데이터로 흐

최근, 나라나 현의 업무가 차례차례로 권한 위양으로 지자체에 내려오고 있습니다. 개인 정보를 포함한 중요한 정보를 다루는 작업입니다. 실수도 허용되지 않습니다. 이러한 작업을 늦게 틀리지 않고 해내 온 전임자에게는 정말 머리가 내려갑니다.
그러나 이러한 직원을 가리키는 데이터베이스 운영은 매우 슬프다.

개인정보 취급의 문제를 생각해도, 종이 매체를 기본으로 하는 작업에서는 많은 미스카피가 발생합니다. 전자 데이터의 유출도 큰 문제입니다만, 개인정보가 기재된 미스카피가 수십장이나 발생하는 환경도 큰 문제입니다.

관공서이기 때문에, 작업의 최하류(결재나 알림 문서)가 종이 매체가 되는 것은 부득이합니다. 그러나 중간에 많은 양의 종이가 발생하고 정보 유출을 유도하는 환경은 바람직하지 않습니다. 전자 데이터는 워크플로우의 최하류까지 일관되게 전자 데이터로 흐르게 되어야 한다.

이러한 데이터베이스 운용을 재검토하는 것만으로, 지자체 업무의 효율이 크게 향상할 가능성을 느끼고 있습니다.