받은 편지함 0: 전자 우편 받은 편지함을 깨끗하게 유지하는 방법 (머리)

이 글은 최초로 blog.florimondmanca.com에 발표되었다.
저는 CentraleSupélec 시스템과 소프트웨어 공학을 전공한 대학교 4학년 학생입니다.우리 학교에는 매우 활발한 캠퍼스 생활이 있다.이곳의 교류의 주요 경로는 전자메일이다.예를 들면, 단체로 메일을 보낸다.내 말은, 매일 30통의 이메일.농담도 아니에요.그래서 2015년에 첫해에 접어들었을 때 나는 내 우편함을 어떻게 효과적으로 관리하는지 금방 배웠다.
전 소프트웨어 공학 실습생으로서 저는 매일 몇 십 통의 이메일을 처리해야 합니다. JIRA 통지, 회사 범위 내의 공고, CI/CD 구축 경보 등입니다.
간단한 워크플로우 프로세스를 사용하여 받은 편지함을 깔끔하게 유지합니다.

이메일은 중요하지 않습니까?필요하면 구독을 취소하고 삭제하십시오.

조치를 취해야 합니까?지금 바로 하거나 전자메일을 완성할 때까지 보류하십시오.

아카이빙!

그리고 나서 나는 그것이 수신함 0이라는 이름을 가지고 있다는 것을 발견했다.
나의 대다수 게시물은 모두 기술적이지만, 나는 이 게시물이 비기술적이기를 바란다. 대량의 입국 메일을 처리해야 하는 사람들을 겨냥한 것이다.
나는 이 방법을 공유하여 내가 깨끗한 수신함과 평온한 마음을 유지하는 데 도움을 줄 것이다.나는 당신에게 그것이 얼마나 쉽게 실현되는지 보여줄 것이며, 당신도 그것을 채택하도록 격려하기를 바랍니다.

뭐 공부 해요?

나의 공학 대학에는 약 3000명의 학생이 있는데, 그 중 약 500명은 나의 승진이다.그래서 나는 다른 사람들이 대량의 일상 전자메일을 어떻게 관리하는지 비교할 수 있다.
나는 이미 친구에게 내가 어떻게 나의 이메일을 관리하는지 알려주었다.나는 가능한 한 받은 편지함을 비워 두었고, 기본적으로 그것을 처리해야 할 사항 목록으로 삼았다.그들은 또 나에게 그들의 업무 절차를 알려주었다.
응, 나는 그들 중 일부가 수신함을 정리한 적이 없다는 것을 놀라게 발견했다.나는 수신함 안에 7000여 통의 이메일이 있는 것을 보았는데, 그 중 일부는 몇 년 전의 것이다.너무 무서워.요 며칠 동안 내 우편함에서 10통이 넘는 우편물을 받았을 때, 나는 어찌할 바를 몰랐다.그들은 어떻게 수천 명이 있는 것을 참을 수 있습니까?
그들은 나에게 몇 가지 이유를 주었다.

나는 우편함을 정리할 시간이 없다.

나는 그것을 정리할 필요가 없다. - 나는 받은 편지함 폴더만 정리할 수 있다.

청소를 어떻게 해야 할지 모르겠어요.

깊이 파고든 후에 나는 놀라운 것을 배웠다. 어떤 사람들은 압축 파일 단추를 모른다!그들은 이메일을 받은 편지함에 저장하거나 삭제합니다.
그러나 받은 편지함 0은 아카이브 버튼에 대한 것입니다.

이렇게 간단해.

전자 우편은 보통 우편과 같다

당신은 우편물을 받은 적이 있습니까?예를 들면, 실제 물리적 자모?나는 네가 있다는 것을 매우 확신한다.
적어도 나는 가지고 있다. 그리고 나는 매우 간단한 처리 방법을 가지고 있다.

나는 매일 한 번씩 메일박스를 검사한 후에 새 메일을 꺼낸다.

쓰레기라면 기꺼이 버리겠습니다.

만약 이것이 매우 재미있다면, 나는 반드시 무엇을 해야 한다(예를 들어 온라인 양식을 작성하거나 누군가에게 통지해야 한다).

2분 안에 완성할 수 있을까요?만약 그렇다면, 나는 곧 할 것이다.

그렇지 않으면, 나는 시간이 있을 때 나에게 처리를 일깨워 줄 수 있도록 우편물을 선반 위에 놓을 것이다.

을 다 쓴 후에 나는 이 편지를 장래에 참고할 수 있도록 기록에 보존하든지 아니면 그것을 잊어버린 휴지통에 던지든지 한다.

너도 그렇게 한 거 확실해.너는 심지어 너무 많은 생각을 할 필요가 없다.이것은 매우 자연스럽다.
하지만 질문이 하나 있습니다.

Would you let letters, postcards and ads pile up in your physical mailbox forever, even after they've been been read and dealt with?

듣기에 매우 터무니없다, 그렇지?그러나 이것이 바로 당신이 우편함에 전자메일을 저장할 때 한 것입니다.

좋은 소식이 있어요.

영수증 뒤의 생각은 매우 간단하다.이것은 로켓 과학이 아니다.흑마법은 없다.더 나은 기능:

Inbox Zero isn't any different from how you're used to manage physical mail.

다시 한 번 말하지만, 이것은 완전히 같은 작업 절차이다.너는 평생 이 일을 해 왔다.너는 그것이 어떻게 일하는지 안다.
따라서 제로는 전자메일을 같은 방식으로 처리하지 않을 이유가 있다.
아니면 좀 확실하지 않아요?내가 너에게 다웨이를 보여줄게.

받은 편지함 청소 방법

1. 모든 받은 편지함을 아카이빙하는 것부터 시작합니다.지금

너의 우편함 안에는 수백 수천 통의 이메일이 있다.너는 어떻게 이런 엉망진창인 일을 이해할 수 있니?
알았어, 내가 말했잖아. 수신함 0의 핵심은 두 글자야. - 그냥 보관해!
쓰레기와 반대로 보관된 전자메일은 잃어버리지 않는다.그것들은 단지 당신의 우편함에서 나온 후에 당신이 장래에 검색할 수 있는 곳으로 들어갈 뿐이다.이것이 바로 나의 건의는 다음과 같다.

You should feel confident about archiving.

첫 번째 단계는 받은 편지함의 현재 모든 전자 메일을 압축하는 것입니다.동창과 친구의 테스트와 증명을 거치다.
나를 믿어라, 이것은 사람을 매우 편안하게 한다.

기꺼이 당신의 모든 우편함을 보관하겠습니다.👌 (지금)

2. 관련 없는 메일 처리

당신의 수신함 안에는 당신이 전혀 개의치 않는 광고나 내용이 가득 차 있습니까?너는 이 문제를 해결해야 한다.
구독자가 있는 경우 구독 취소 링크를 찾아 클릭합니다.그리고 나서 너는 이메일을 삭제해야 한다.
만약 전자메일이 일회성이라면, 당신이 유일하게 할 수 있는 것은 그것을 삭제하는 것이다.
중요한 것은 쓰레기가 다시 우편함을 채우지 않도록 받은 전자메일을 버릴지 안 버릴지 즉각 결정해야 한다는 것이다.

3. 행동을 취해야 할 전자메일을 생각한다

때때로, 이메일은 당신에게 행동을 취하라고 요구한다.다른 사람에게 전송되어 회의 요청에 대답하고 온라인 양식에 기입할 수 있습니다.
이 경우 두 가지 선택만 있습니다.

동작은 2분 안에 완성할 수 있습니까?그럼, 이렇게 합시다!

그렇지 않으면 이메일을 받은 편지함에 저장하고 나중에 처리해야 합니다.

옵션 2의 장점은 받은 편지함의 읽은 메일은 모두 처리해야 할 사항으로 간주될 수 있다는 것이다.이것 또한 내가 때때로 수신함을 0으로 분류하는 것을'수신함 대기사항'이라고 부르는 이유이다.
그러나, 만약 이러한'대일 사항'전자메일이 당신의 우편함에 쌓여 있다는 것을 발견한다면, 작업 관리 도구나 특정한 유형의 대기 사항 응용 프로그램에 투자하거나 (또는 먼저 작업을 완성하는 것) 가치가 있을 수 있습니다😉). 이것은 깨끗한 수신함으로 통하는 더 짧은 경로다.그 밖에 만약 그것이 깨우침과 깨우침을 가지고 있다면, 당신은 그것이 당신의 머릿속에서도 더욱 쉽다는 것을 발견할 수 있을 것이다.
예를 들어, 이것은 내가 즉시 조치를 취할 것이라고 확신하는 이메일이다.

From: [email protected]
To: [email protected]
Subject: Spare paper
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Hi Florimond,

Do you have any spare paper left in the cupboard?
I need 2 sheets of paper for a presentation this afternoon.

Cheers,
Elsa

2분 이상 걸리지 않을 거예요.나는 종이 좀 남았는지 확인하고 엘사에게 언제든지 내 책상 위에서 가져올 수 있다고 대답할 수 있다.
다음은 다른 예입니다.

From: [email protected]
To: [email protected]
Subject: Rebranding Survey
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Hi all,

We are working on rebranding our company and would like to gather everyone's input and ideas.

Please fill in this online form when you have some time: [Link]

Best,
Marketing Team

2분 이상 걸릴 겁니다.나는 우리가 어떻게 우리의 브랜드를 개선하고, 어떤 가치관을 전달해야 하는지, 그리고 마케팅을 위해 실행 가능한 건의를 제공하고 싶을 것이다.그래서 나는 이 메일을 수신함에 넣을 것이다. 내가 다시 메일을 볼 때마다(아마도 내가 여가 시간이 있을 때), 나는 조사에 대답하도록 일깨워 줄 것이다.

4. 공정하다.파일 파일그것

어쨌든, 만약 전자메일이 당신에게 매우 중요하다면, 당신은 그것을 보류해야 한다.내 말은 그것을 보관하라는 것이다.
이유는 간단하다. 만약 당신이 다시 그 이메일을 필요로 한다면, 당신은 파일에서 그것을 찾을 것이다.
다른 한편, 만약 당신이 더 이상 그것을 필요로 하지 않는다면, 저장 공간을 낭비할 이유가 없다면, 당신은 그것을 버려야 한다.

너의 생각을 풀어라

우리는 때때로 전자메일이 일종의 부담이라고 생각한다.우리는 매일 여러 번 처리하거나 해결해야 한다.그런 게 아니었어.꼭 이럴 필요는 없어요.
개인적으로 나는 수신함 0이 나의 사상을 해방시키는 데 도움을 주었다고 굳게 믿는다.그것은 내가 스트레스를 줄이는 데 도움을 주었다. 왜냐하면 나는 항상 내가 해야 할 일이 내 우편함에 있다는 것을 알고 있기 때문이다. 나는 직접 그것들을 찾을 수 있기 때문이다.이것은 인지적 부담을 줄이는 문제다.
만약 당신이 개발자라면, 당신은 일상적인 업무에서 이미 상당히 많은 인지적 부담에 직면했을 것이다.이것은 당신의 이메일을 관리하는 것을 더욱 중요하게 할 뿐이다.
만약 네가 수신함 0을 시도한다면 - 결과가 어떤지 알려줘!그것을 선택한 몇몇 학생들은 나에게 그들이 현재 전자메일을 관리하는 것이 얼마나 쉬운지 알려주었다.당신도 이메일을 받을 수 있기를 바랍니다.💻

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